Het verliezen van een diploma kan voor veel stress zorgen, vooral als u het nodig heeft voor een belangrijke stap in uw leven. Denk hierbij aan emigratie, een buitenlandse studie of een internationale sollicitatie. Gelukkig betekent een verloren diploma niet direct dat uw plannen in duigen vallen. In dit artikel leggen we precies uit wat u kunt doen als u uw diploma kwijt bent geraakt en hoe u alsnog uw diploma kunt legaliseren.
Wat is diploma legalisatie precies?
Voordat we ingaan op de stappen na verlies van je diploma, is het goed om te begrijpen wat diploma legalisatie inhoudt en wanneer dit van toepassing is. Wanneer u in het buitenland gaat werken of studeren, kan het zijn dat uw diploma’s erkend moeten worden door de autoriteiten van dat land. Hiervoor is legalisatie nodig. Dit is een officieel proces waarbij een bevoegde instantie bevestigt dat het document authentiek is. Dit kan via een apostille (voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag) of via een uitgebreide legalisatieprocedure bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Vaak komt hier ook een beëdigde vertaling bij kijken, omdat het document officieel vertaald moet worden voor het land waar u de documenten wilt gebruiken.
Wat moet u doen als u uw diploma bent verloren?
Uiteraard kan het gebeuren dat u uw diploma niet meer terug kunt vinden na al die jaren. Maakt u zich in dit geval geen zorgen! Vaak zijn er namelijk nog genoeg mogelijkheden om toch aan uw diploma te komen. We hebben 4 stappen op een rijtje gezet die u kunt volgen om zo alsnog aan uw diploma te komen en een legalisatie uit te laten voeren.
Stap 1: Controleer of u echt geen kopie meer hebt
Controleer voordat u actie onderneemt eerst of u niet nog ergens nog een kopie hebt liggen. Dit voorkomt namelijk een hele hoop gedoe. In veel gevallen kan men namelijk toch nog ergens een kopie vandaan toveren waar het diploma legalisatieproces mee in gang gezet kan worden. Controleer bijvoorbeeld:
- Digitaal opgeslagen scans (bijvoorbeeld in je e-mail, Google Drive of Dropbox)
- Kopieën bij je werkgever of onderwijsinstelling
- Kopieën die je eerder hebt gebruikt bij andere procedures
Een goede kopie kan in sommige gevallen (bijvoorbeeld als u deze door de onderwijsinstelling laat waarmerken) voldoende zijn voor een legalisatieproces.
Stap 2: Vraag een vervangend diploma of uittreksel aan
Als uw diploma definitief kwijt is, kunt u bij de onderwijsinstelling waar u uw opleiding hebt gevolgd een vervangend diploma of een uittreksel uit het diplomaregister aanvragen. In Nederland kunt u voor middelbaar en hoger onderwijs vaak terecht bij DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs). U kunt dan een officieel gewaarmerkt afschrift of uittreksel opvragen. Vervolgens kunt u dit document laten legaliseren.
Let op: de verwerkingstijd kan enkele weken duren. Begin hier dus op tijd mee.
Stap 3: Controleer de legalisatie-eisen van het land waar u het diploma voor nodig heeft
Elk land heeft zijn eigen regels rondom de erkenning van buitenlandse diploma’s. Controleer de volgende punten dus goed:
- Of het land een apostille nodig heeft (landen die aangesloten zijn bij het Apostilleverdrag)
- Of een volledige legalisatie via meerdere instanties vereist is
- Of van je diploma een beëdigde vertaling nodig is
Een land als Canada of de Verenigde Arabische Emiraten stelt vaak strengere eisen dan bijvoorbeeld Spanje of België. Weet u het niet zeker? Dan kunt u altijd contact opnemen met de ambassade van het betreffende land of contact opnemen met een van onze juridisch experts. We helpen u graag uitzoeken wat er in uw geval nodig is voor een diploma legalisatie.
Stap 4: Laat uw document legaliseren
Zodra u het vervangende document of uittreksel in handen hebt, kunt u het laten legaliseren. In Nederland zijn dit doorgaans de stappen:
- Controle op echtheid door de onderwijsinstelling – Zij bevestigen dat het document geldig is.
- Verificatie door DUO (indien van toepassing) – DUO waarmerkt het document.
- Ministerie van Onderwijs of Buitenlandse Zaken – Deze instantie legaliseert het document.
- Ambassade van het land van bestemming – Indien nodig wordt het document daar gelegaliseerd.
Bij legalisatie van een vervangend diploma is het belangrijk dat elk document origineel en gewaarmerkt is. Kopieën zonder officiële stempels worden niet geaccepteerd.
Toch nog een diploma legalisatie
Hoewel het verliezen van een diploma erg vervelend is en het hele proces kan vertragen, betekent het zeker niet dat u met lege handen of voor blok staat. Door de genoemde stappen te volgen, kunt u eigenlijk altijd wel alsnog een rechtsgeldig document verkrijgen dat gelegaliseerd kan worden voor internationaal gebruik. Of het nu gaat om het opvragen van een uittreksel, het achterhalen van de juiste legalisatieprocedure of het naleven van de regels van een specifiek land, een goede voorbereiding is essentieel. Met deze informatie bent u beter in staat om grip te houden op het proces en onnodige vertragingen te voorkomen.
